Quarter Plan 90 jours : installer la mécanique en un cycle
Un trimestre pour passer de "on subit" a "on gouverne". À la fin, vous avez un système qui tourne - et des équipes qui savent le faire tourner.
L'objectif : un système qui tient sans heroisme
Le paradoxe de la plupart des DSI : elles passent 80% de leur temps a gérer l'urgence, et 20% a essayer d'installer des processus qui ne tiennent jamais. Pourquoi ? Parce que les "solutions" qu'on leur vend sont trop lourdes (frameworks SAFe, outils PPM complexes) où trop legeres (un consultant qui fait un audit et repart).
Le problème des "coups de main ponctuels", c'est qu'ils ne laissent rien derriere eux. On debouche une situation, et 6 mois plus tard, on est revenu au point de départ.
L'accompagnement 90 jours à un objectif différent : installer un système complet et transférer les competences. À la fin du trimestre :
- Vous avez un processus de gestion de la demande qui fonctionne
- Vous avez un modèle de capacité que vos équipes savent mettre à jour
- Vous avez des rituels trimestriels en place
- Vous avez fait un cycle complet : arbitrage -> engagement -> suivi -> bilan
- Vos équipes sont autonomes pour faire tourner le système
Notre promesse : à la fin des 90 jours, vous n'avez plus besoin de nous pour faire fonctionner le Quarter Plan. Si vous voulez un co-pilote pour progresser, on passe en Retainer. Mais vous n'êtes pas dependant.
Ce que vous installez
L'accompagnement 90 jours couvre les 4 piliers du Quarter Plan :
1. Pipeline de gestion de la demande
Les demandes ne s'empilent plus de maniere anarchique. Vous avez un processus d'intake qui qualifié, priorise et canalise avant que ça n'arrive sur les équipes.
Ce que vous obtenez :
- Formulaire de demande standardise
- Critères de qualification clairs
- Processus de triage régulier
- Backlog priorise et visible
2. Arbitrage par la capacité
La capacité n'est plus un angle mort. Vous savez ce que vous pouvez reellement faire - et vous arbitrez sur cette base.
Ce que vous obtenez :
- Modèle de capacité adapte a votre contexte
- Méthode d'estimation des charges
- Construction de scénarios d'arbitrage
- Outil de simulation (Excel où votre PPM)
3. Rituels trimestriels
Le rythme est installé. Vos équipes savent quand et comment se prennent les décisions.
Ce que vous obtenez :
- Calendrier des rituels
- Templates de préparation
- Formats de comites (arbitrage, suivi, bilan)
- Premiers rituels facilites par nos soins
4. Indicateurs de pilotage
Vous avez les metrics pour savoir si le système fonctionne - sans tomber dans l'usine a gaz.
Ce que vous obtenez :
- WIP (travail en cours) par équipe/domaine
- Taux d'engagement (engage vs livre)
- Derive (écart vs plan initial)
- Age du backlog (demandes en attente)
Deroule des 90 jours
L'accompagnement se deroule en 4 phases qui couvrent un cycle trimestriel complet :
Diagnostic & règles du jeu
On commence par comprendre votre situation reelle et poser les fondations.
- Diagnostic portefeuille : cartographie complete de ce qui consomme de la capacité
- Diagnostic processus : comment arrivent les demandes, comment se prennent les décisions
- Identification des parties prenantes : qui décide quoi, qui doit être implique
- Définition des règles du jeu : périmètre du Quarter Plan, critères d'arbitrage, gouvernance
Livrables : Diagnostic documente, charte du Quarter Plan, planning détaillé des 90 jours
Capacité & scénarios
On construit le modèle de capacité et on préparé le premier arbitrage.
- Modelisation de la capacité : par équipe, par competence, par domaine (selon ce qui fait sens)
- Estimation des charges : méthode adaptee a votre maturité (ordre de grandeur où estimation détaillée)
- Analyse demande vs capacité : où sont les tensions, les goulots d'etranglement
- Construction des scénarios : 2-3 scénarios d'arbitrage avec impacts documentes
Livrables : Modèle de capacité, scénarios d'arbitrage, support de présentation pour le comite
Arbitrage & commit
Le moment de vérité : on prend les décisions et on formalise les engagements.
- Comite d'arbitrage : présentation des scénarios, facilitation de la décision
- Formalisation des engagements : projets engages, projets decales, hypotheses
- Communication : annonce aux sponsors, mise à jour des parties prenantes
- Installation du processus de demande : le pipeline commence a fonctionner
Livrables : Engagement trimestriel formalise, processus de demande opérationnel
Suivi & amelioration
On fait tourner le système et on préparé le prochain cycle.
- Revue de mi-trimestre : état d'avancement, alertes, ajustements si nécessaire
- Suivi des indicateurs : WIP, engagement, derive
- Bilan de trimestre : ce qu'on a livre, ce qui a derive, les leçons apprises
- Préparation T+1 : lancement du cycle suivant (fait par vos équipes avec notre support)
Livrables : Bilan trimestriel, plan d'amelioration, transfert documente
Exemple concret
Direction de la transformation - Groupe assurance (3 500 collaborateurs)
Situation initiale
70 projets de transformation "en cours". Pas de visibilité sur la capacité reelle des équipes métiers impliquees. Arbitrages faits en COMEX sur des critères politiques plus que factuels. 40% du plan annuel glisse d'une année sûr l'autre.
Ce qu'on a installé en 90 jours
- Processus de demande : toutes les nouvelles demandes passent par un formulaire standardise, triees en comite mensuel
- Modèle de capacité : par direction métier (8 directions), en jours/homme disponibles par trimestre
- Scénarios d'arbitrage : presentes au COMEX avec impacts business quantifies (revenus, risques, synergies)
- Rituels : comite d'arbitrage trimestriel, revue de mi-trimestre, bilan de fin de trimestre
Résultats apres 1 an (4 cycles)
- Taux d'engagement : passe de 50% a 85% (projets livres vs engages)
- WIP réduit : de 70 a 35 projets actifs (les autres sont en backlog priorise)
- Time-to-décision : une demande est arbitree en moins de 6 semaines (vs 4 mois avant)
- Satisfaction sponsors : "On sait enfin quand nos projets seront faits - et pourquoi certains ne le sont pas"
Prix
Prix indicatifs. Le devis final dépend de la complexité organisationnelle (nombre de parties prenantes, multi-sites, maturité des données existantes).
Questions frequentes
Peut-on commencer par un Sprint puis passer en 90 jours ?
Oui, c'est un parcours courant. Le Sprint vous permet de voir rapidement ce que ça change. Si vous êtes convaincu, on enchaine sur le 90 jours. Le travail du Sprint n'est pas perdu - il constitue la phase 1 du 90 jours.
Combien de temps cela demande a nos équipes ?
Comptez 4-6 heures par semaine pour les décideurs cles (DG, DSI, directeur de la transformation). Plus pour les équipes PMO/portfolio qui operent le système (8-12h/semaine en phase intensive, 4-6h ensuite). L'objectif est d'installer quelque chose de tenable, pas de creer une charge insoutenable.
Et si on n'a pas de PMO / d'équipe portfolio ?
On s'adapte. Le Quarter Plan peut être opère par une équipe tres legere (1-2 personnes) si le périmètre est raisonnable. On dimensionne le système a votre réalité, pas l'inverse.
Faut-il un outil spécifique ?
Non. On peut faire tourner un Quarter Plan avec Excel si c'est ce que vous avez. Si vous avez un PPM (Planview, Clarity, Monday, etc.), on l'utilise. L'outil est secondaire - c'est le processus et la discipline qui comptent.
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