Modèle de capacité : la précision utile pour décider
Quel niveau de détail pour estimer ? Comment construire un modèle de capacité utile sans tomber dans l'usine à gaz.
Ce que vous cherchez (vraiment)
Vous ne cherchez pas la perfection. Vous ne cherchez pas un modèle de capacité qui prédit à 5% près. Vous cherchez quelque chose de beaucoup plus simple :
La comparabilité des options. Pouvoir dire : "Le projet A coûte environ 2× plus que le projet B en capacité" — même si les chiffres absolus sont faux de 30%.
Un modèle de capacité "utile pour décider" répond à 3 questions :
Combien de capacité ai-je ce trimestre ?
Combien coûte (grosso modo) chaque projet ?
Est-ce que ça rentre ?
Si vous pouvez répondre à ces 3 questions avec une précision de ±30%, vous avez un modèle suffisant pour arbitrer.
Les deux erreurs classiques
Erreur 1 : Pas de modèle
"On n'a pas le temps d'estimer, on verra bien."
Conséquences :
- Impossible de comparer les options
- Arbitrages "au feeling"
- Surcharge chronique
- Projets qui s'éternisent
Erreur 2 : Modèle trop détaillé
"On va tout estimer à la journée près avec un WBS complet."
Conséquences :
- Temps d'estimation démesuré
- Illusion de précision
- Modèle jamais à jour
- Personne ne le maintient
Le bon niveau est entre les deux : assez de détail pour distinguer les projets entre eux, pas plus.
Calculer la capacité disponible
La capacité disponible, ce n'est pas le nombre de personnes × le nombre de jours. C'est la capacité réellement mobilisable sur des projets.
Formule simple
Capacité nette = ETP × Jours ouvrés × Facteur de disponibilité
ETP
Équivalents temps plein. Attention aux temps partiels, aux personnes partagées entre équipes, aux prestataires à disponibilité variable.
Jours ouvrés
Environ 60-65 jours par trimestre selon les congés. Enlevez les jours fériés, les ponts, les fermetures.
Facteur de disponibilité
Typiquement 0.6 à 0.7. Tient compte de : réunions, support, formation, absences, imprévus, "run" non-projet.
Exemple
10 ETP × 60 jours × 0.65 = 390 jours/homme de capacité projet ce trimestre
Pas 600. 390. La différence, c'est la réalité.
Estimer la charge des projets
L'estimation de charge est le sujet qui fait le plus peur. À tort. Vous n'avez pas besoin d'un WBS à 3 niveaux pour arbitrer.
Méthode 1 : T-shirt sizing (recommandé pour démarrer)
10-30 jours
Évolution mineure, fonctionnalité simple, petit projet autonome
30-60 jours
Projet standard, module fonctionnel, intégration simple
60-120 jours
Projet significatif, plusieurs modules, dépendances moyennes
120-250 jours
Projet majeur, transformation significative, nombreuses parties prenantes
250+ jours
Programme à découper en phases. Ne pas lancer en une seule fois.
Méthode 2 : Estimation par analogie
"Ce projet ressemble au projet X qu'on a fait l'an dernier. X a pris 80 jours. Celui-ci est un peu plus complexe, disons 100 jours."
La règle du ×1.5
Si vous n'avez aucune donnée historique, prenez l'estimation intuitive et multipliez par 1.5. C'est un bon proxy de la réalité.
Méthode 3 : WBS simplifié (pour les projets L et plus)
Pour les projets significatifs, un WBS à 2 niveaux suffit :
Exemple : Refonte CRM
- 1. Cadrage — 15j
- Ateliers besoins
- Architecture cible
- Planning détaillé
- 2. Développement core — 60j
- Modèle de données
- API métier
- Interface principale
- 3. Intégrations — 30j
- Connecteur ERP
- Synchro marketing
- 4. Recette & déploiement — 15j
- Tests
- Formation
- Go-live
Total : 120 jours (avec marge : 140-150j)
Le niveau de détail recommandé
Assez pour distinguer :
Projets lourds vs légers
Un projet S (20j) ne mobilise pas les mêmes ressources qu'un projet L (100j). L'arbitrage doit voir cette différence.
Goulots d'étranglement
Si 3 projets ont besoin de l'architecte en même temps, c'est un problème. Le modèle doit le montrer.
Dépendances majeures
Le projet B ne peut pas démarrer avant que A soit fini. Le modèle doit le refléter pour éviter les plannings fictifs.
Pics de charge
Si 80% de la capacité est mobilisée en mois 2 et 20% en mois 3, c'est un problème de lissage. Le modèle doit le montrer.
Pas besoin de plus. Un modèle qui montre ces 4 choses est suffisant pour arbitrer.
Construire le modèle en pratique
Listez vos ressources
Par profil (dev, archi, chef de projet, testeur...). Avec leur disponibilité réelle ce trimestre.
Calculez la capacité nette
ETP × jours × 0.65. Par profil si vous avez des goulots (ex: 1 seul architecte).
Estimez vos projets
T-shirt pour les petits, WBS simplifié pour les gros. Ajoutez 30-50% de marge sur les estimations initiales.
Comparez charge vs capacité
Total des charges estimées vs capacité disponible. Si charge > capacité, il faut arbitrer.
Identifiez les goulots
Y a-t-il un profil qui est sur-sollicité ? Une ressource critique partagée entre trop de projets ?
Outils : gardez ça simple
Maintenir le modèle dans le temps
Un modèle de capacité n'a de valeur que s'il est à jour. Voici un rythme réaliste :
Mensuel (15 min)
Actualiser l'avancement des projets en cours. Ajuster les estimations si dérive constatée.
Trimestriel (2h)
Révision complète avant le QBR. Nouvelle capacité pour T+1. Estimation des nouveaux projets candidats.
Annuel (demi-journée)
Calibration du modèle. Comparaison estimations vs réel de l'année. Ajustement des facteurs (×1.5 peut devenir ×1.8 si vous sous-estimez systématiquement).
Les pièges à éviter
La fausse précision
"Ce projet prend 127,5 jours." Non. Ce projet prend "entre 100 et 150 jours". Afficher une fausse précision crée de fausses attentes.
Oublier le "run"
Le support, la maintenance, les urgences de production. Si vous ne les comptez pas, votre capacité projet est surestimée de 30-40%.
Ignorer les dépendances
Deux projets de 50 jours peuvent prendre 6 mois si le premier dépend du second. Les charges ne s'additionnent pas toujours linéairement.
Ne pas réviser
Un modèle de capacité figé devient faux en 3 mois. Si vous ne le mettez pas à jour, autant ne pas en avoir.
Checklist du modèle minimum viable
Si vous avez ces 7 éléments, vous avez un modèle suffisant pour arbitrer. Le reste est optionnel.
Ressources complémentaires
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